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DASSE Constructeur choisit NOVAXEL
DASSE Constructeur, entrepreneur dans le secteur du bâtiment, choisit NOVAXEL, pionnier en France de la GED intuitive, pour organiser, hiérarchiser et contrôler l'accès à l'information des projets immobiliers.
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Dassé Constructeur est une entreprise spécialisée dans la construction de bâtiments modulaires principalement à destination des services publics et des entreprises du tertiaire (crèches, écoles, bureaux, etc.). Créée en 1954, cette société de 90 personnes se situe en région Aquitaine, dans la petite ville de Castets (Landes) et réalise environ 200 bâtiments par an.
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De par la nature même de ses clients, la société est quotidiennement confrontée à une problématique de gestion de papier de grande envergure. De plus, l'organisation hétérogène des services révèle un manque de structuration et d'accès à l'information qu'il était nécessaire de pallier.
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« Nous travaillons majoritairement avec les services publics français, et nous avons énormément de documents à gérer avec l'obligation de les garder x années. Du coup, les dossiers étaient parfois énormes et, pour s'y retrouver, sachant que la problématique de l'un n'est pas la problématique de l'autre, ce n'était pas toujours évident, » explique M. Etcheber, responsable des systèmes d'information.
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Face à ce constat évident, s'ajoute celui d'une information disparate dans l'entreprise et d'un accès parfois compliqué aux documents papier archivés. Dès lors, M. Etcheber choisit de mettre en place une solution de GED. Après une première approche en 2008, période à laquelle il étudie le marché, les offres et procède à quelques essais, la tentative est finalement abandonnée face à la complexité des solutions vues et au coût excessif.
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Néanmoins, l'idée continue de faire son chemin et le projet est finalement relancé à la mi 2009, poussé par la politique de dématérialisation appliquée par l'entreprise à l'ensemble de ses documents (utilisation de certificats électroniques compris). Aussi, acquérir une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) apparaît de nouveau comme une étape importante de l'entreprise dans sa démarche de dématérialisation.
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La découverte du logiciel NOVAXEL apparaît comme une bénédiction tant la solution répond aux besoins exprimés par Dassé Constructeur, notamment en termes d'accès (facilité et gestion des droits), d'organisation et de hiérarchisation de l'information. Sans oublier l'aspect tarifaire sur lequel NOVAXEL se montre très compétitif.
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Afin de parfaire l'installation du logiciel et de comprendre les besoins exacts et spécifiques propres à l'activité de Dassé Constructeur, NOVAXEL a procédé à un audit. L'objectif étant d'observer le fonctionnement interne relatif au transfert d'informations internes/externes, pour adapter l'architecture existante du logiciel de GED au fonctionnement de l'entreprise. L'arborescence a ainsi été personnalisée et les droits d'accès aux différents dossiers contenus dans le logiciel ont été définis.
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« Nous avons une arborescence ‘étude', ‘affaire', et quelqu'un qui a accès à une arborescence étude n'a pas accès à une arborescence affaire, et inversement. Ou alors seulement en consultation mais pas en modification. Par exemple, à distance, nos commerciaux ne peuvent accéder qu'à leurs propres affaires, ils n'ont aucune vision sur les documents des autres commerciaux. En interne, nous avons également défini des droits, en fonction desquels il sera possible de consulter et/ou modifier certains fichiers, certains dossiers, » indique M. Etcheber.
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Suite à cela, des sessions de formation ont été organisées à raison d'une personne par service, pour assurer le support NOVAXEL en interne, avant de remonter l'information à M. Etcheber, puis à NOVAXEL si besoin.
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Auparavant, le personnel éprouvait des difficultés à retrouver l'information, à s'organiser, notamment les personnes des services construction, fabrication, gestion administrative ou encore comptabilité. Contrairement au service étude par exemple, situé en amont d'une affaire, celui-ci retrouvait donc plus facilement l'information sans se préoccuper de ce qui se passait ensuite.
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NOVAXEL a permis la mise en place d'une réelle organisation, la solution a simplifié l'accès aux documents mais elle l'a également structuré en donnant une enveloppe uniforme et commune à toute l'organisation de l'entreprise. Sans compter le gain de temps octroyé par le logiciel qui libère les collaborateurs de déplacements répétitifs et sans valeur ajoutée, à la recherche de documents dans les différents services.
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Après la GED, M. Etcheber prévoit à terme la mise en place d'un système de workflow, encore absent à ce jour. « C'est une évolution possible et envisagée, et c'est une des raisons pour lesquelles nous avons retenu NOVAXEL puisque la société dispose également d'un module de workflow que nous installerons dans un second temps. Grâce à cela nous espérons accélérer le traitement de l'information, éviter des oublis ou la perte de documents, etc., » confie M. Etcheber.
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