Mercer choisit la GED NOVAXEL

Mercer, filiale de Marsh & McLennan, Inc, a choisi la GED de NOVAXEL qui est utilisé depuis quelques mois, pour traiter les dossiers d’un million de bénéficiaires relatifs à la gestion des frais de santé.
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Vincent Gombault, responsable informatique de Mercer France, explique « Le choix d’intégrer une GED procède d’une stratégie de renouveler entièrement nos processus de gestion des dossiers clients. La décision de choisir Novaxel a été prise au printemps 2010. Le projet a duré deux ans. Le produit nous avait été recommandé par l’éditeur de notre progiciel de gestion qui tourne sous AS/400. La mise en place de la GED avait pour finalité de simplifier et d’accélérer l’accès des documents aux gestionnaires de comptes de Mercer. Outre des pratiques et une organisation nouvelles, cela demandait aussi de changer de format de fichier, de passer du formulaire interne au document Word. Notre but est de gagner en efficacité dans les centres de gestion et la GED Novaxel est la pièce fondatrice de ce processus.
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Il ajoute « Nous avons une utilisation très spécifique de cet outil, et pour qu’il corresponde à nos besoins, nous avons développé avec les équipes de Novaxel des scripts sur-mesure pour le classement automatisé de nos documents en provenance de notre AS/400. L’usage aujourd’hui est strictement limité aux collaborateurs en interne, qui seront à terme 400 à utiliser la GED dans leur tâches quotidiennes. »
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Vincent Gombault remarque « Nous avons dû surmonter des problèmes de conflits liés à un très grand nombre d’utilisateurs travaillant sur un même dossier dans novaxel, avec des classements en rafale de plus de 3000 documents par jour. Mais, fort heureusement, sa souplesse et la réactivité de la société ont permis de résoudre les quelques points en suspens, et d’optimiser les processus. Depuis juin 2012, les gestionnaires ont toutes les cartes en main pour confirmer notre stratégie et les gains attendus d’efficacité. »


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