La GED ou la Gestion Electronique des Documents

La Gestion Electronique des Documents ou la GED, est une approche informatique permettant de gérer et de sauvegarder des documents au sein d’une entreprise.

Deux approches sont possibles, soit avoir un système de GED local dans l’entreprise, soit un système extérieur à l’entreprise.

Si le premier permet d’être maître de sa GED, le second apporte de nombreuses possibilités supplémentaires.

Effectivement, sous-traiter sa GED va permettre :
- D’avoir une sauvegarde externe à l’entreprise, donc en cas de sinistre majeur (incendie, dégât des eaux, …) les documents (traitements de textes, tableurs, …) sont sécurisés et l’activité peut continuer.
- De se décharger, auprès de spécialistes, d’une gestion informatique lourde.
- D’avoir accès à ses documents, de manière sécurisée, aussi bien depuis les ordinateurs de son entreprise, que depuis n’importe quel ordinateur relié à internet.

Cette dernière possibilité va permettre, notamment :
- De finaliser le traitement d’un dossier de chez soi, plutôt que de repasser à son bureau.
- En rendez-vous chez un client, de consulter son dossier, de finaliser certains éléments, … sans avoir besoin d’en faire une copie.

Concrètement, l’utilisation de la GED est-elle complexe ?

Absolument pas. Il est – simplement - important d’imaginer un compartimentage correspond au plus proche aux habitudes de travail de l’entreprise.

Par exemple, pour un cabinet de courtage d’assurance, il est possible de mettre en place une gestion par client. Dans ce cas, nous aurions, sur la GED, un dossier pour chaque Client, avec un sous-découpage (dans le dossier de chaque client) par contrats, sinistres, correspondances diverses, …

En conclusion, la GED hébergée sur un système informatique sécurisé externe est un moyen efficace, sans investissement, sans étude technique de mise en oeuvre, avec des coûts maîtrisés pour gérer et sauvegarder ses documents (fichiers de traitements de textes, de tableurs, images, sons, …).

Début janvier, RiskAssur vous apportera la solution efficace pour votre GED. Alors, ne manquez pas nos prochaines communications sur ce sujet … il en va de la sécurité et de la gestion de vos documents.