L'association SAMDO a choisi la GED de Novaxel

C'est à la Grand'Combe, au nord d'Alès dans le Gard, que l'association SAMDO, adhérente à l'UNA, a pour mission d'accomplir chez les personnes âgées un travail matériel, moral et social, contribuant à leur maintien à domicile. L'association compte plus de 1000 clients locaux, majoritairement des personnes âgées, ce qui représente 170 000 heures d'interventions par an réparties entre 131 intervenants.
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L'association compte par ailleurs neuf personnels administratifs pour gérer les plannings conséquents, les feuilles de salaire, les dossiers des clients et tous les autres documents essentiels en direction des partenaires sociaux et des caisses de retraite.
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Depuis deux ans, le périmètre de l'association est stable, cela a permis de consolider l'infrastructure interne par l'intégration d'une GED Novaxel.
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Sylviane Blanc, directrice de l'association, explique ses choix techniques « Nous étions confrontés à plusieurs problèmes matériels dans notre gestion des documents avant de passer à la GED. Nos locaux sont par exemple sur deux étages, donc une partie du personnel devait sans cesse descendre ou monter pour aller consulter des dossiers. Il y a avait beaucoup d'activités chronophages de rangement, de déplacement de dossiers, avec les risques de dégradation, d'erreurs de classement, de mélange de données. La GED répondait à notre triple besoin d'effectuer un inventaire, de nous simplifier la gestion des documents et surtout, point fondamental, de permettre à nos neufs administratifs d'avoir une visibilité égale des actions, décisions, comptes-rendus afin que les informations passent beaucoup mieux qu'auparavant. »
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Novaxel a été choisi début 2010 après avoir simplement bénéficié d'un bouche-à-oreilles flatteur et à la suite d'une démonstration.
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Sylviane Blanc ajoute « Nous avons dématérialisé tous nos dossiers, effectué un inventaire pour voir quelles pièces pouvaient manquer et avons construit une base de données solide. Cela a pris une année. L'usage de la GED est devenue plus opérationnelle au cours de l'année écoulée et l'association a immédiatement constaté des gains de temps, un confort de travail très nettement amélioré et une équipe plus soudée, parce que beaucoup mieux renseignée, chaque membre se trouvant renforcé dans ses fonctions grâce aux systèmes de suivi, de hiérarchisation et de droits d'accès. Chacun peut se concentrer au mieux sur ses tâches propres. »
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Elle conclut que l'outil de GED est en passe de devenir le socle de travail de la structure.