Qu'est-ce qu'un kbis et comment l'obtenir ?

Pourquoi ce nom : Kbis ?

Le Kbis est la carte d'identité des entreprises françaises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés, auprès de qui on peut s'adresser pour obtenir un k-bis.

Mais, l'expression « Kbis » contrairement à tout ce que l'on peut imaginer, n'est pas un acronyme, c'est tout simplement le nom du formulaire d'origine créé par les greffiers des Tribunaux de commerce. Pourquoi « bis » il y a un formulaire « k » pour les personnes physiques, le « Kbis », donc « bis » est le formulaire supplémentaire pour les personnes morales.

Qu'est-ce qu'un Kbis ?

Le Kbis est un document officiel émis par la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) qui atteste de l’existence légale d’une entreprise et qui contient des informations telles que le numéro d'immatriculation, la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, la durée de vie de l'entreprise, son origine, son activité, son mode d'exploitation, l'adresse du siège sociale, le ou les dirigeant(s), …

Même au moment de la cessation d'existence d'une société, le Kbis demeure, il précise l'arrêt de l'activité.

A quoi sert un Kbis ?

Le Kbis est un document administratif qui est une « photo » de l'entreprise à un instant donné. Il va être utile et demandé lors de transactions commerciales, pour l'ouverture d'un compte en banque, … en toutes occasions où l'entreprise doit indiquer de manière fiable qui elle est et si elle « fonctionne » ou si au contraire elle est cessation d'activité.

C'est un document « rassurant » pour les tiers avec lesquels l'entreprise peut conclure un accord.

A chaque changement d'une donnée de l'entreprise, tel que son adresse, le nom de son dirigeant, son capital … le Kbis est mis à jour. Ainsi lorsque l'on doit fournir un Kbis, pour qu'il soit considéré comme probant, il doit avoir moins de 3 mois.

C'est le même principe que lorsqu'un particulier doit prouver son adresse, il doit fournir un document tel qu'une attestation EDF, une quittance de loyer, … de moins de 3 mois.

Que ce soit pour une personne morale ou une personne physique, on considère qu'il n'y aura pas de changement notable dans les 3 mois.

Quelle est la forme du Kbis ?

Longtemps le Kbis se présentait exclusivement sous la forme d'un document « papier », il fallait passer physiquement au greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise, pour en faire la demande et payer les frais attachés. Quelques euros par Kbis. Il était également possible d'en faire la demande par courrier, sans oublier de joindre le règlement par chèque bancaire.

Le monde a changé, internet permet une communication plus rapide. Ainsi, aujourd'hui bien que la forme papier existe toujours, c'est un format intéressant pour fournir le document Kbis lors d'un rendez-vous, par exemple dans une banque pour ouvrir un compte, il existe un format numérique.

Effectivement, de plus en plus fréquemment, le Kbis se présente sous la forme d'un document PDF, comportant (en haut droite) un QR Code pour attester de la validité du document. Le problème du numérique, même un document PDF, peut être modifié et donc falsifié. En scannant le QR Code avec un smartphone on va pouvoir faire ce contrôle en étant dirigé vers le site Infogreffe.

Malgré ce risque, alors qu'il faut quelques jours pour obtenir un Kbis en version « papier », le Kbis numérique est délivré immédiatement, dès règlement des frais passant par le site internet Infogreffe et de plus en plus utilisé.

Attention, même en version numérique, l'obtention d'un Kbis n'est pas gratuit.

Qui peut demander le Kbis d'une entreprise ?

L'entreprise elle-même pour le fournir aux tiers qui le demande, pour l'ouverture d'un compte, la mise à jour d'un dossier. Par exemple, dans la mesure où un Kbis a une durée de validité (bien que ce ne soit écrit sur le document lui-même) de 3 mois, les sociétés de domiciliation commerciale, demande à leurs clients, non pas tous les 2 mois, mais une fois par an, un nouveau Kbis.

Dans la réalité, tout le monde peut demander le Kbis de n'importe quelle entreprise.

En conclusion

Le Kbis est la fiche d'identité de l'entreprise, résumant sur une page ce qui est enregistré au registre du commerce et des sociétés, sa durée de validée (bien que cela ne soit explicitement précisé) est de 3 mois.

C'est le seul document permettant aux entreprises françaises d'attester de leur existence, de leur adresse, …